Preservação dos Documentos do Acervo Acadêmico Digital das Instituições de Ensino Superior (IES)
Analise das diretrizes voltadas a preservação digital disposta na Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022
Introdução
À medida que os registros acadêmicos transitam do formato físico para o digital, a necessidade de estratégias robustas de preservação digital torna-se mais premente do que nunca. A qualidade de seus registros e formas de controle é fundamental para o alcance de um alto nível de segurança e eficiência nas informações prestadas interna e externamente, visto isso a portaria 613 do MEC foi instaurada em 18 de agosto de 2022 com a intenção principal de garantir maior segurança e cuidado com os documentos acadêmicos digitais, dispondo sobre os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior – IES. O presente artigo visa analisar as diretrizes dispostas na normativa aplicáveis para a preservação digital de documentos acadêmicos e sua implementação.
Regulamentando o art. 4º da Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022 discursa sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital, a portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022 das disposições sobre os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior – IES.
Necessidade da Portaria
Em 2022 foi determinado por portaria que as IES deverão produzir os documentos integrantes do acervo acadêmico inteiramente no meio digital e que os documentos em suporte físico recebidos pelas IES a partir de 1º de agosto de 2022, para fins de matrícula e demais atividades ligadas à vida acadêmica dos alunos, deverão ser convertidos para o meio digital, portanto desde 2022 as instituições, educacionais passaram a ser obrigadas pelo MEC a abraçar as ferramentas digitais não apenas para melhorar a eficiência operacional, mas também para se adequar as normas de gestão e principalmente de preservação de dados referentes à vida acadêmica dos estudantes que comprovam seus estudos. O intuito de aplicação dessas normativas é garantir a segurança e a conservação de dados contidos por meio de padronização de procedimentos de guarda desses documentos acadêmicos.
Requisitos para preservação digital dispostos na portaria
A portaria nº 613, de 18 de agosto de 2022 da requisitos no art 7º sobre armazenamento de documentos que passaram pelo processo de transformação digital e no § 1º dá a disposição que as IES pertencentes ao sistema federal de ensino superior deverão possuir Repositório de Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, de acordo com as normas vigentes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.
Obrigatoriedade do RDC-Arq em IES
RDC-Arq ou Repositório Digital Confiável arquivístico é um repositório digital destinado a armazenar informações arquivísticas de uma instituição de maneira confiável em um ambiente seguro para a preservação de documentos digitais, especialmente aqueles com valor arquivístico. ou seja, é uma ferramenta específica projetada especificamente para ajudar na organização, descrição e acessibilidade de documentos, registros e arquivos concentrandose em metadados detalhados e na contextualização de documentos. Os RDC-arq tem que estar em conformidade com os padrões do Conselho Internacional de Arquivo (CIA), bem como com o CONARQ, em âmbito de Brasil. A contratação de serviço externo de RDC-Arq deverá observar cláusula que garante ao MEC acesso ao acervo.
Segurança
No § 2º do art 7º fala que os RDC-Arq das IES deverão possuir cópia de segurança externa à instituição para fins de recuperação de desastres, o backup é uma prática essencial para proteger dados contra perdas acidentais, corrupção de arquivos, falhas de hardware, ataques cibernéticos e outros eventos que podem resultar na perda irreparável de informações importantes. Ao entendimento da portaria, a cópia de segurança externa seria o Backup dos dados inseridos no RDC-Arq e preservados externamente a instituição, o Backup tem que seguir um padrão e fora da estrutura da IES, podendo contratar qualquer ferramenta de armazenamento, incluindo nuvem.
Eliminação e Preservação de documentos digitais
Seguindo os padrões técnicos exigidos No Art. 8º, os documentos físicos que sofreram transformação digital, podem ser descartados, mantendo o digital até o cumprimento de seu prazo de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos de Arquivos relativos às atividades-meio e fim das IFES – de que trata a portaria Conarq nº 92 de 23 de setembro de 2011, salvo os documentos que apresentam temporalidade permanente ou contexto histórico.
Conclusão
A Conformidade com as regulamentações educacionais e leis de proteção de dados é essencial. Ao garantir a conformidade, às instituições não apenas evitam implicações legais, mas também protegem os direitos dos alunos, assegurando a privacidade de suas informações. A preservação adequada dos registros acadêmicos fortalece a confiança dos alunos nas instituições de ensino e desempenha um papel vital na manutenção da integridade acadêmica.
Referência
- Ministério da Educação (Brasil). Portaria MEC Nº 613, de 18 de Agosto de 2022. Disponível em:<https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-n-360-de-18-de-maio-de-2022- 401082263>. Acesso em: 23/11/2023.
- Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Portaria Conarq Nº92, de 23 de setembro de 2011. Disponível em: <https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/portariasfederais/portaria-no-92-de-23-de-setembro-de-2011>. Acesso em: 23/11/2023.
- Ministério da Educação (Brasil). Portaria MEC Nº1.224, de 18 de dezembro de 2013. Disponível em:<https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-n-360-de-18-de-maio-de-2022- 401082263>. Acesso em: 23/11/2023.
- Ministério da Educação (Brasil). Portaria MEC Nº 360, de 18 de maio de 2022. Disponível em:<https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-n-360-de-18-de-maio-de-2022-401082263> Acesso em: 23/11/2023.
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