Etapa 1 – Planejamento: O processo começa com a fase de planejamento, na qual a organização identifica suas necessidades e objetivos. Isso inclui determinar quais tipos de documentos e registros precisam ser gerenciados, como os documentos são criados e usados na organização e quais são as regulamentações e políticas relevantes.

Etapa 2 – Customização: O DocZ geralmente precisa ser personalizado para atender às necessidades exclusivas da organização. Isso pode incluir os seguintes passos: 

• criação de metadados personalizados
•  fluxos de trabalho específicos e configurações de segurança.
• Quais os módulos do projeto (guarda, gestão, módulos de sigilo…) 
• Padrão para etiquetas

Etapa 3- Treinamento: Os funcionários que serão responsáveis pelo uso do DocZ devem receber treinamento adequado. Isso inclui a formação sobre como usar o software, como classificar e indexar documentos corretamente e como seguir os procedimentos estabelecidos para a gestão de documentos.

Etapa 4 – Implantação Técnica: Nesta fase, o DOcZ é implantado tecnicamente na infraestrutura de TI da organização ou na estrutura da Mundaneo. Isso pode instalação de servidores, a configuração de bancos de dados e a integração com outros sistemas de informação da organização, se aplicável.

Etapa 5 -Testes e Validação: Antes de entrar em operação plena, o DocZ passa por uma fase de testes e validação. Isso garante que todas as funcionalidades estejam funcionando corretamente e que os documentos estejam sendo gerenciados de acordo com as políticas estabelecidas.

Etapa 6 – Migração de Documentos: Se a organização já tiver documentos produzidos digitais ou digitalizados, eles precisam ser migrados para o DocZ. Isso envolve a importação de documentos digitais existentes no novo sistema a partir de uma integração API. 

Etapa 7 – Operação Contínua: Após a implantação, o DocZ entra em operação contínua. Isso inclui a ingestão contínua de novos documentos, a execução de rotinas de backup, a manutenção do sistema e a monitorização da conformidade com as políticas de gestão de documentos.

Etapa 8 – Avaliação e Aperfeiçoamento: A organização deve periodicamente avaliar a eficácia do SIGAD e fazer melhorias conforme necessário. Isso pode envolver a atualização do software, a revisão de políticas e procedimentos e a adaptação às mudanças nas necessidades da organização.