Conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade), a descrição arquivística é “o processo de identificação, caracterização e contextualização de documentos arquivísticos, por meio da identificação de seus elementos e da explicitação de suas relações”.

A Nobrade estabelece diretrizes para a descrição arquivística no Brasil, compatíveis com as normas internacionais em vigor, como a International Standard of Archival Description (ISAD(G)).

A ISAD(G) define a descrição arquivística como “o processo de identificação, caracterização e contextualização de um conjunto de documentos arquivísticos, para facilitar o seu acesso, a consulta e a recuperação de informações”. É uma norma internacional que estabelece diretrizes para a descrição arquivística, em geral, independentemente do tipo de documento ou do contexto em que ele foi produzido.

Ambas as normas, Nobrade e ISAD(G), definem a descrição arquivística como um processo de três etapas:

• Identificação: Nesta etapa, identificam-se os elementos essenciais do documento arquivístico, como o produtor, o título, a data e o assunto.
• Caracterização: Nesta etapa, caracterizam-se os atributos físicos e intelectuais do documento arquivístico, como o formato, o tipo de documento, o conteúdo e a estrutura.
• Contextualização: Nesta etapa, contextualizam-se o documento arquivístico e sua produção, destacando-se a sua importância e significado.